bordereau de transmission

Un bordereau de transmission est un document d'accompagnement qui accompagne des marchandises, des échantillons, des documents ou des dessins lorsqu'ils circulent entre les services, les installations ou les parties externes. Il sert à la fois de reçu, de registre de la chaîne de possession et d'instruction d'acheminement. Dans la fabrication, un bordereau de transmission peut suivre un lot de pièces usinées de l'atelier au contrôle qualité, ou accompagner un ensemble de dessins révisés envoyés à un fournisseur.

Le bordereau de transmission typique comprend les informations d'identification essentielles : ce qui est envoyé, le nombre d'articles ou de pages, la date, qui l'envoie et qui doit le recevoir. Beaucoup incluent une liste de contrôle du contenu afin que le destinataire puisse vérifier que rien n'a été perdu en transit. Certains bordereaux de transmission comportent des blocs de signature pour que l'expéditeur et le destinataire accusent réception du transfert. Dans les industries réglementées telles que l'aérospatiale ou la fabrication de dispositifs médicaux, le bordereau de transmission devient un document de conformité, prouvant que les matériaux ou les documents ont atteint leur destination et ont été examinés par la bonne personne.

Forme et fonction dans le commerce

Les bordereaux de transmission apparaissent sur papier, par e-mail et dans les systèmes d'exécution de la fabrication (MES) sous forme d'enregistrements numériques. Un atelier peut imprimer un bordereau de transmission et le coller sur un conteneur de pièces se dirigeant vers le poste suivant. Un service d'ingénierie peut envoyer par e-mail un bordereau de transmission listant trois dessins révisés et demandant des commentaires avant une date précise. Le format varie selon l'entreprise et le contexte, mais le travail est toujours le même : créer un point de transfert traçable.

Les erreurs avec les bordereaux de transmission sont courantes et coûteuses. Un article manquant découvert plus tard peut arrêter un assemblage. Un bordereau de transmission envoyé à la mauvaise personne retarde une décision. Certaines installations utilisent des bordereaux de transmission numérotés afin que les documents manquants puissent être suivis par leur écart dans la séquence. D'autres exigent que le destinataire retourne une copie signée pour boucler la boucle.

Le terme vient du verbe transmettre, faire passer ou envoyer. Il souligne que le document lui-même n'est pas la cargaison principale, mais le véhicule pour déplacer quelque chose d'autre en toute sécurité et de manière enregistrée. À l'ère du flux de travail numérique, le bordereau de transmission a évolué mais n'a pas disparu, car la fabrication exige toujours la preuve que des articles spécifiques ont atteint des personnes spécifiques à des moments spécifiques.